Slimmer werken,
blije klanten

Project Charter: Onmisbaar bij projecten!

Het projectcontract tussen de Champion (opdrachtgever) en de Lean Six Sigma projectgroep wordt een ‘charter’ genoemd. Het is een kort en levend document bestaande uit één tot twee A4-tjes. De Black Belt zorgt er tijdens elke fase van de DMAIC voor dat er een nieuwe versie van de project charter gemaakt wordt.

Project Charter

Belangrijkste kernpunten voor een goede projectcharter

Project charters kunnen tentoongesteld worden in verschillende formats. Toch zijn er een aantal belangrijke kernpunten die een goede project charter moet bevatten:

  • Uitwerking van de te verbeteren prestaties: Dit worden ook wel project-Y’s genoemd en zijn gebaseerd op de belangrijkste problemen.
  • Hygiëne factoren projectmanagement: Wat is de planning, wie heeft welke rol, hoeveel tijd is hiervoor beschikbaar en wat is de scope?
  • Inschatting van de te bereiken verbetering: Om een inschatting te maken wordt er gekeken naar de doelstelling. Dit gebeurd meestal in de volgende vorm: “De doelstelling is om prestatie Y met X% te verbeteren”. Hierbij is het van belang om andere procesprestaties op minimaal hetzelfde niveau te houden.

Lean Six Sigma Green of Black Belts staan meestal niet te trappelen om aan de slag te gaan met een project charter en deze helemaal in te vullen. Toch is het wel degelijk van belang om dit te doen. In de rest van deze blog gaan we het hebben over het proces op de werkvloer (go-to-the-gemba) en geven we je een aantal redenen waarom het de moeite waard is om de project charter in te vullen.

Project Charter

3 redenen waarom

  1. Aansluiting van de projectmanagement afspraken en regels
    Het management vind het belangrijk om vooraf te weten wat er wanneer verwacht kan worden. Het is dus niet voldoende om te zeggen dat “we elke dag een stukje beter gaan werken” of “de klant uiteindelijk bepaalt wat belangrijk is en wat niet”. Het is dus belangrijk om een project charter te gebruiken omdat je op deze manier houvast biedt. Natuurlijk kun je niet elk detail vooraf inschatten. Dit is ook geen probleem. Zoals we in het begin al hebben aangegeven is een project charter een levend document. Na elke nieuwe fase weet je weer meer nieuwe dingen, waardoor je steeds concreter kunt worden.
  2. Voortschrijdend inzicht vastleggen
    Hoeveel verbetering je uiteindelijk gaat realiseren, is vooraf niet bekend, net zoals de oplossing. Als je verschillende versies van de charter gebruikt, wordt het makkelijker om hiermee om te gaan. Wanneer je bij de start aan je projectgroep vraagt een inschatting te maken van de verbetering op basis van hun ervaringen met het proces, zul je merken dat dit ontzettend lastige vragen zijn. Dit komt omdat er niet bekend is wat er veranderd zal worden omdat er nog geen metingen zijn gedaan. Inschattingen maken wordt makkelijker met behulp van de project charter. Wanneer een inschatting niet helemaal klopt, kan deze altijd aangepast worden in de volgende versie. De charter helpt om het voortschrijdend inzicht vast te leggen en neemt de drempelvrees weg.
  3. De verwachting van het management managen
    Het enige dat vaststaat bij een Lean Six Sigma project is de standaard projectaanpak (DMAIC) en de ervaring dat deze aanpak leidt tot resultaten. De projecten blijven dus heel onzeker. Zo is de oplossing vooraf niet bekend. Daarnaast is de omvang van het probleem niet bekend en daarmee ook alle activiteiten niet. Deze onzekerheden komen ter sprake in het tollgate interview, een gesprek tijdens de faseovergang tussen de projectleider en de opdrachtgever. Dit gesprek is absoluut noodzakelijk voor de betrokkenheid van de opdrachtgever en de projectcharter is dé leidraad om zulk gesprek te voeren. Hoe verder het project vordert, hoe meer versies er van de charter zullen zijn. In de eerste versie zullen er nog veel onzekerheden ter sprake komen, maar naarmate het project vordert zullen deze minder worden. Wanneer je al deze versies bespreekt met de opdrachtgever, zul je hem of haar continu meenemen in de nieuwste inzichten.

Ter afsluiting

Ondanks de vele voordelen van een project charter, zijn er toch nog steeds veel organisaties waarbij dit wordt overgeslagen of waarbij het niet geactualiseerd wordt tijdens het project. Bij simpele en eenvoudige projecten loop je hierdoor niet direct alles mis, maar bij complexere projecten is de charter onmisbaar. In combinatie met het tollgate gesprek vormt het de smeerolie voor je project.

weekstart

Ook interessant: