Slimmer werken,
blije klanten

Takttijd, wat is dat? (+ Voorbeelden)

Je loopt steeds achter de feiten aan en hebt bijna geen tijd over om een kop koffie voor jezelf te zetten, terwijl je gisteren nog tijd genoeg had. Herkenbaar? De kans bestaat dat dit te maken heeft met de Takttijd van jouw dag. In deze blog gaan we deze tool uitvoerig bespreken en gaan we kijken hoe je je werkdag soepel kunt laten verlopen.

Takttijd

Takttijd, wat is dat?

Maar wat is dat dan, die Takttijd? Kort gezegd geeft deze tool het benodigde tempo van een proces of werkdag aan op basis van de klantvraag. Takttijd kan eenvoudig omgezet worden naar de volgende formule:

Takttijd = Beschikbare (productie) tijd / Klantvraag

Deze formule geeft je de mogelijkheid om de beschikbare tijd te berekenen, die je aan klanten kunt besteden. Beschikbare tijd staat in deze formule voor het aantal uur per dag die je kunt besteden aan werkzaamheden. Klantvraag staat in deze formule voor de vraag die zowel van interne (collega’s) als externe klanten komen.

Takttijd in de praktijk

Laten we eens gaan kijken naar een praktijkvoorbeeld. Je bent een planning aan het maken voor je werkdag en besluit om één uur te besteden aan het behandelen van 16 e-mails. Als we deze gegevens in de formule gaan invullen, kunnen we bij de beschikbare tijd 60 (minuten) invullen en bij de klantvraag 16. Dit betekent dat er in totaal 60 / 16 = 3 minuten en 45 seconden gebruikt kunnen worden voor één mailtje. Wanneer je je favoriete collega Piet een mailtje wilt sturen over hoe het met je gaat, heb je hier in totaal 3 minuten en 45 seconden voor. Daarna is het tijd om naar het volgende mailtje te kijken, bijvoorbeeld van Suzanne die de planning van het aankomende project met je wilt doornemen.

Balance is key!

Ik hoor je al denken: “Maar wat als ik langer over het ene mailtje doe en juist weer korter over het andere mailtje?”. Wellicht heeft het mailtje naar Piet maar 2 minuten en 10 seconden nodig, terwijl het mailtje naar Suzanne over de planning maar liefst 4 minuten en 45 seconden in beslag neemt. Hierdoor ga je uit de maat lopen.

Takttijd

Het is van uiterst belang om balans te vinden als we kijken naar de Takttijd. Als er binnen een proces geen balans is, ontstaat er ‘mura’. Dit is een tool die gebruikt wordt binnen Six Sigma. Het zijn processen die verschillende soorten verspilling met zich meebrengen. Denk hierbij aan hoge voorraden, lange wachttijden of personeel dat te weinig te doen heeft. Dit kan uiteindelijk leiden tot een vermindering van je procesefficiëntie. Dit houdt in dat het langer duurt voordat een product of dienst door het proces gaat.

Hoe vind je balans?

Balans is dus heel belangrijk om een proces of werktijd vloeiend te laten verlopen. Zorg ervoor dat activiteiten zich aan de Takttijd houden en niet langer duren. Het mailtje naar Suzanne hoeft geen 4 minuten en 45 seconden te duren. Wellicht stond de planning op een onvindbare plek waardoor je tijd verliest. De volgende keer kun je deze verloren tijd elimineren door de planning op een vindbare plek te zetten. Dit voorkomt tijdsnood en zorgt ervoor dat je binnen de Takttijd blijft.
Wanneer het sturen van een mailtje korter duurt (bijvoorbeeld het mailtje naar Piet), kun je extra handelingen toevoegen om geen tijd te verspillen en je aan de Takttijd te houden.

Hulpmiddelen voor een goede Takttijd

  • Start simpel: Kijk in het begin eens een keertje naar een bepaald dagdeel in plaats van de hele dag. Bepaal hiervan de Takttijd en de activiteiten die hierbinnen kunnen plaatsvinden.
  • 8 verspillingen: Leer jezelf aan om deze te herkennen binnen je eigen werkzaamheden. Dit kan ervoor zorgen dat je verspillingen weg kan nemen en de Takttijd kunt aanhouden.
  • Creëer balans: Takttijd invoeren en je hieraan houden zorgt voor meer balans en een vloeiender proces in je organisatie. Dit heeft zowel voordelen voor de organisatie zelf als voor de klant!

Concluderend kan Takttijd een handige tool zijn om bewustzijn te creëren van de hoeveelheid tijd die beschikbaar is per activiteit. Hierdoor ontstaat er meer grip op processen of werkzaamheden en kun je stappen van een proces die niet relevant zijn makkelijker elimineren!

Takttijd

Ook interessant: